Fattura Elettronica verso la Pubblica Amministrazione

Conservazione Sostitutiva Sistema Integrato

Conservazione Sostitutiva Sistema Integrato

Il modulo Conservazione Sostitutiva consente di conservare l'insieme dei documenti precedentemente archiviati (con il modulo Archiviazione Operativa) così come previsto dalla normativa: a partire dall'acquisizione dei documenti da conservare, la procedura consente al responsabile della conservazione di apporre firma digitale e marca temporale all'evidenza informatica del lotto di documenti, e di procedere alla masterizzazione su supporto ottico CD/DVD; è disponibile infine una "libreria" dei supporti ottici tale da consentire le successive consultazioni e reperimento dei documenti conservati.

Creazione ed emissione Distinta di Conservazione

Il processo di conservazione legale si avvia con la creazione della Distinta di Conservazione, ovvero la definizione dell'insieme dei documenti da archiviare e la creazione di un elenco di attributi che identificano i singoli file; queste informazioni sono contenute in un file XML.

Conservazione Sostitutiva

Il passo successivo è rappresentato dalla Conservazione Sostitutiva vera e propria, cioè dal trasferimento dei documenti indicati nella Distinta di Conservazione sui supporti utilizzati per la conservazione legale dei documenti (Server,CD o DVD).

Tale procedura viene svolta dal Responsabile della conservazione, il soggetto che si incarica anche, a completamento degli adempimenti previsti, di apporre la marca temporale e la firma digitale sull'evidenza informatica dei documenti oggetto della conservazione con la possibilità di definire lotti di conservazione.

Per la gestione della firma digitale e della marca temporale, le procedure SISTEMI si interfacciano con l'Ente Certificatore tramite apposite librerie.

Il processo di conservazione sostitutiva si può concludere con la produzione dei supporti ottici grazie all'integrazione automatica con software di masterizzazione con cui creare l'immagine del supporto .

È inoltre disponibile la funzione di Comunicazione dell'impronta dei documenti conservati all'Agenzia delle Entrate secondo quanto previsto dal DM 23 gennaio 2004 e successive modifiche.

La procedura di conservazione legale prevede inoltre, a conservazione completata, la possibilità di "navigare" il registro di conservazione, ovvero l'insieme di informazioni relative ai documenti archiviati e ai supporti gestiti, memorizzando tutti i dati relativi a ciascuna operazione di conservazione e garantendo la rintracciabilità dei documenti archiviati a norma di legge.

La procedura consente infine di stampare apposite copertine "CD" e "DVD" al fine di garantire l'ordinata tenuta dell'archivio informatico.

Visualizzazione documenti firmati, gestione firma digitale e marca temporale

Contestualmente all'attivazione del modulo di Conservazione Sostitutiva, l'utente ha a disposizione una procedura SISTEMI che, sulla base di apposito browser interno, consente di apporre firma digitale e marca temporale a qualsiasi documento, sia esso generato dalle procedure gestionali oppure prodotto esternamente.

Tale procedura consente inoltre la visualizzazione di documenti firmati eventualmente ricevuti dall'esterno, quali ad esempio contratti, lettere, fatture elettroniche, ecc.

Nel modulo di Conservazione Sostitutiva, è sempre disponibile una funzione di "Contatore di marche temporali" che, tenuto conto del monte di marche temporali acquistate, consente all'utente di sapere in ogni momento qual è il numero di marche temporali ancora disponibili.

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