Fattura Elettronica verso la Pubblica Amministrazione

Le Aziende che erogano servizi sono alla continua ricerca di maggiore efficienza per aumentare la soddisfazione del Cliente e ridurre i costi di gestione.

eSOLVER fornisce tutti gli strumenti per gestire con successo i processi specifici delle Aziende di servizio: dalla determinazione delle condizioni economiche, al monitoraggio e consuntivazione dell'erogazione del servizio.

Le condizioni amministrative e commerciali che regolano il rapporto con il Cliente possono essere definite su contratti Clienti, che costituiscono la base sulla quale generare la fatturazioni dei canoni o delle prestazioni a consuntivo.

Il modulo della Gestione Contratti prevede delle estensioni funzionali per poter gestire i noleggi, le manutenzione programmate e i canoni a consumo.

La consuntivazione può essere eseguita con diverse modalità in funzione della tipologia di Azienda e del suo modello organizzativo: sono previsti particolari flussi documentali destinati a gestire le esigenze specifiche.

eSOLVER si specializza sulle peculiarità delle Aziende che erogano servizi di assistenza e manutenzione o che hanno nelle prestazioni effettuate dalle risorse umane la base per la fatturazione al Cliente.

Di seguito è riportata una breve descrizione delle integrazioni:

  • Area Amministrativa: i canoni definiti dai contratti sono considerati dall'analisi dei flussi finanziari al fine di poter valutare l'andamento del Cash Flow.
  • Area Ciclo Attivo: i canoni generati dai contratti e la consuntivazione degli interventi (comprensiva di ore, materiali e spese accessorie) possono essere oggetto di fatturazione mediante i documenti del ciclo attivo.
  • Area Logistica: i documenti della Gestione Produzione Servizi generano effetti sulla disponibilità dei materiali mediante l'integrazione con il sistema dei magazzini.
  • Gestione Risorse Produttive: la consuntivazione delle prestazioni erogate dall'azienda possono essere consuntivate con gli strumenti messi a disposizione dalla Gestione Risorse Produttive. Inoltre la pianificazione degli Ordini di Lavoro genera gli impegni per le risorse, visualizzabili dalla Gestione dell'agenda.
  • Contabilità Industriale: la rilevazione delle prestazioni e della produzione del servizio generano i dati quantitativi con i quali vengono trasferiti i costi tra i centri di analisi del sistema di contabilità analitica, al fine di ottenere una corretta allocazione dei costi. Tale trasferimento avviene mediante la valorizzazione dei dati quantitativi con tariffe di costo.

Generazione Contratti da Ciclo Attivo

Generazione Contratti da Ciclo Attivo

Il modulo permette la generazione automatica e contestuale del contratto in sede di registrazione dei documenti di vendita.

L'integrazione con i moduli Ordini Clienti, Documenti di Trasporto e Fatturazione Clienti consente di gestire in maniera flessibile il processo di creazione, stabilendo in quale punto del flusso si desidera integrare i dati contrattuali oppure consentire la creazione effettiva del contratto.

Il processo si completa attraverso un'interfaccia apposita che permette di visualizzare e selezionare le righe dei documenti del ciclo attivo abilitate per la creazione di contratti.

In fase di creazione, la procedura verifica l'eventuale esistenza di contratti validi intestati al cliente oggetto del documento di origine. In tal caso l'utente ha la possibilità di scegliere se associare le righe selezionate ad un contratto già attivo oppure procedere alla creazione di uno nuovo.

Servizi a Misura

Servizi a Misura

Il servizio a misura prevede la definizione del corrispettivo sulla base delle quantità prodotte (unità di produzione) in sede di erogazione del servizio (esempio: numero di cedolini, righe di contabilità, numero di interventi, ore di consulenza, ...). Questa tipologia di servizio trova applicazione in tutti i casi in cui la fatturazione avviene considerando le prestazioni effettivamente erogate e quantificate con delle unità di produzione.

La gestione prevede che per ciascun servizio a misura sia possibile definire la modalità con la quale procedere alla sua valorizzazione (distinta di valorizzazione), determinando le unità di produzione che devono essere rilevate per elaborare il corrispettivo.

Le condizioni economiche da applicare in sede di determinazione del corrispettivo sono definite dal tariffario dei servizi, nel quale è possibile impostare una tariffa per ciascuna unità di produzione del servizio, gestire la storicizzazione delle tariffe, definire i periodi di validità delle tariffe e stabilire tariffe per scaglioni di quantità.

Attraverso la rilevazione diretta delle quantità prodotte, l'Azienda può fatturare il servizio a cliente applicando le condizioni definite sul tariffario.

I dati di produzione del servizio possono altresì essere registrati in sede di rilevazione delle prestazioni (attraverso i Rapportini di lavoro o gli Ordini di Lavoro) o acquisito da procedure esterne. In quest'ultimo caso, si evidenzia l'integrazione nativa con la procedura PROFIS/Studio che permette la derivazione delle quantità oggetto di fatturazione.

L'integrazione con il modulo Gestione Contratti consente la formalizzazione delle condizioni che regolano il rapporto con il cliente dettagliando gli aspetti economici e le modalità di fatturazione. L'utilizzo del contratto consente di automatizzare il processo di fatturazione dei corrispettivi.

Funzioni

  • Unità di Produzione: indica la grandezza a cui deve essere riferita la quantità prodotta da un'attività. L'unità di produzione costituisce anche l'elemento con il quale viene gestita l'integrazione della rilevazione della produzione del servizio con la Contabilità Industriale.
  • Distinta di valorizzazione: consente di individuare quali sono le unità di produzione che concorrono alla definizione del valore del servizio erogato.
  • Tariffario: consente la definizione delle tariffe con le quali valorizzare le quantità prodotte dall'erogazione del servizio.
  • Mandato di fatturazione: costituisce il documento con il quale l'Azienda definisce i servizi e gli importi che devono essere fatturati al cliente. Il documento non ha alcuna valenza contabile, fiscale o finanziaria ma costituisce esclusivamente un documento con il quale formalizzare gli importi che devono essere addebitati al cliente. La creazione del mandato di fatturazione può essere manuale o derivata automaticamente dai dati di prefatturazione.

Gestione Contratti

Gestione Contratti

Il modulo prevede la definizione contrattuale delle condizioni amministrative e commerciali che regolano il rapporto con il cliente.

Il contratto costituisce il documento attraverso il quale vengono formalizzate le condizioni di erogazione del servizio e consente di automatizzare il processo di fatturazione dei servizi.

I listini/tariffari indicati sul contratto costituiscono infatti i riferimenti commerciali sulla base dei quali vengono valorizzati i servizi erogati dall'Azienda, definendo automaticamente gli importi da fatturare.

Il contratto prevede inoltre la definizione delle caratteristiche della fatturazione come la periodicità (mensile, bimestrale, trimestrale, quadrimestrale, semestrale e annuale), la tipologia (anticipata o posticipata rispetto al periodo di fatturazione) e le condizioni di pagamento.

La gestione consente di tracciare eventuali periodi di sospensione del contratto con il quale interrompere l'erogazione dei servizi.

Qualora si voglia regolamentare la gestione della disdetta, è possibile definire le tempistiche richieste per la segnalazione da parte del cliente e annotare le date di comunicazione e decorrenza della disdetta.

Il rinnovo del contratto può essere gestito automaticamente attraverso l'utilizzo di una specifica funzione che permette di operare centralmente e posticipare la scadenza di tutti i contratti/servizi che lo prevedono.

Un apposito reporting consente di valutare la situazione contrattuale dei cliente con il dettaglio delle condizioni previste, delle scadenze, ...

Servizi a Canone

Servizi a Canone

Il servizio a canone prevede l'esecuzione di una serie di attività a fronte di un corrispettivo periodico. Il modulo consente la definizione sul contratto cliente delle condizioni economiche e delle modalità di fatturazione del canone, potendone indicare la periodicità (mensile, bimestrale, trimestrale, ...) e la tipologia (anticipata o posticipata rispetto al periodo oggetto di fatturazione).

L'adeguamento periodico dei canoni viene gestito centralmente mediante una funzione automatica che procede alla variazione dei canoni secondo le regole impostate dall'utente. Questo consente di operare in modo veloce, ma controllato, anche su grandi volumi di contratti. Le condizioni economiche vengono storicizzate in modo da avere sempre a disposizione la situazione preesistente.

Il canone può prevedere delle spese accessorie integrate nella fatturazione con modalità diverse in funzione della tipologia di spesa (per ogni rata, solo nella prima rata, ...).

Funzioni

  • Cadenza di fatturazione: frequenza di fatturazione dei canoni. Sono previste le seguenti opzioni: mensile, bimestrale, trimestrale, quadrimestrale, semestrale e annuale.
  • Tipo fatturazione: definisce se la fatturazione del canone deve essere effettuata in modo anticipato (ovvero prima del periodo a cui il canone è riferito) o posticipato (ovvero dopo il periodo a cui il canone è riferito).
  • Adeguamento canoni: funzione attraverso la quale è possibile modificare gli importi dei canoni secondo dei criteri definiti dall'utente. L'adeguamento del canone può essere effettuato utilizzando una specifica percentuale definita sul singolo contratto oppure attraverso una percentuale definita in sede di aggiornamento. La funzione consente altresì di determinare automaticamente il periodo di validità del nuovo canone.
  • Periodo di sospensione: la fatturazione del canone può essere temporaneamente sospesa indicando sul contratto il periodo di sospensione.
  • Mandato di fatturazione: costituisce il documento con il quale l'azienda definisce i servizi e gli importi che devono essere fatturati al cliente. Il documento non ha alcuna valenza contabile, fiscale o finanziaria ma costituisce esclusivamente un documento con il quale formalizzare gli importi che devono essere addebitati al cliente. La creazione del mandato di fatturazione può essere manuale, derivata automaticamente dai contratti o dai dati di prefatturazione.

 

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