Fattura Elettronica verso la Pubblica Amministrazione

Gestione Richieste di Assistenza

Gestione Richieste di Assistenza

Il modulo permette la rilevazione delle richieste di assistenza dei Clienti, mediante la registrazione di un documento nel quale tracciare i riferimenti del richiedente, la macchina/impianto sul quale effettuare l'assistenza, i riferimenti contrattuali, la problematica segnalata e determinare il livello d'urgenza.

La Richiesta di assistenza può essere registrata per un cliente già inserito in anagrafica oppure per uno nuovo. Qualora sia un'anagrafica già codificata la procedura verifica l'esistenza di un contratto valido per consentire all'operatore la consultazione delle condizioni di erogazione di servizio concordate con il cliente.

Le richieste possono essere assegnate a reparti o direttamente a risorse aziendali per la loro gestione.

La gestione dell'intervento di assistenza può essere è demandato all'Ordine di Lavoro con il quale consuntivati i tempi, i materiali ed eventuali altre spese sostenute per la gestione del caso di assistenza. Le informazioni registrate sulla richiesta vengono automaticamente derivate sull'Ordine di Lavoro in modo da fornire all'assistente tutti dati necessari alla gestione del caso.

Gestione Manutenzione Programmata

Gestione Manutenzione Programmata

Il modulo Gestione Manutenzione Programmata consente la definizione delle regole con cui pianificare gli interventi di manutenzione.

Dal punto di vista amministrativo, questi interventi possono essere erogati sia a fronte della corresponsione di un canone periodico, che a fronte di una fatturazione a consuntivo dell'intervento stesso.

Dal punto di vista operativo, il modulo consente la parametrizzazione della periodicità di esecuzione della manutenzione e dell'attività da eseguire.

La definizione della manutenzione programmata prevede anche l'identificazione del reparto o della risorsa che dovrà eseguire l'intervento al fine di poter effettuare un'adeguata pianificazione.

Mediante la generazione automatica degli Ordini di Lavoro l'Azienda può procedere ad una pianificazione puntuale degli interventi, specificando data e risorse effettive, e, in una fase successiva, consuntivare le attività manutentive.

Gestione Servizi a Contatore

Gestione Servizi a Contatore

Il modulo è rivolto alle Aziende che fatturano periodicamente l'utilizzo di un impianto/macchinario in base ai dati memorizzati da un contatore che rileva il numero di volte che un particolare evento o processo si è verificato.

Ogni lettura di tali informazione può essere registrata sulla scheda dell'impianto identificando la data della rilevazione e il valore del contatore.

In base alla differenza tra le letture registrate e alle condizioni economiche definite sul contratto vengono definiti automaticamente gli importi da fatturare.

La generazione della fattura avviene automaticamente mediante un'apposita procedura che controlla le diverse rilevazioni effettuate sui contatori e il loro stato di fatturazione.

Gestione Ordini di Lavoro

Gestione Ordini di Lavoro

Il modulo è volto a fornire gli strumenti operativi utili alla gestione dell'erogazione dei servizi.

L'Ordine di Lavoro è il documento attraverso il quale le attività per l'erogazione dei servizi sono:

  • Definite: quali attività devono essere effettuate.
  • Pianificate: quali risorse impiegare e durata previsionale delle attività.
  • Preventivate: quali attività e materiali si prevede di impiegare per i servizi da erogare.
  • Consuntivate: quali risorse sono state effettivamente impiegate, quali attività eseguite, la durata delle attività e riferimenti temporali di esecuzione.
  • Validate: autorizzazione da parte delle figure aziendali preposte al controllo e al coordinamento degli interventi.
  • Rese disponibili per la fatturazione: autorizzazione, da parte delle risorse amministrative, alla fatturazione.

La generazione dell'Ordine di Lavoro può essere manuale mediante l'apertura di un nuovo ordine, oppure automatica attraverso la derivazione da Richiesta di Assistenza, dall'Ordine cliente o dalla gestione delle manutenzioni programmate.

Le attività del documento possono essere riferite ad uno specifico impianto/macchinario in modo da poter tracciare le operazioni di assistenza o manutentive effettuate sulle diverse matricole.

La consuntivazione delle attività prevede la registrazione delle ore impiegate dalla risorse, dai materiali utilizzati e delle eventuali spese sostenute per erogare il servizio. La definizione dei materiali impiegati nell'intervento genera automaticamente il consumo dei relativi articoli a magazzino garantendo una piena integrazione con la gestione del magazzino.

Funzioni

  • Dati contrattuali: l'Ordine di Lavoro può essere collegato ad un contratto cliente da cui vengono derivate le condizioni economiche di erogazione delle prestazioni.
  • Preventivazione dell'intervento: registrazione dei materiali, delle attività e delle spese previste per la realizzazione dell'intervento.
  • Pianificazione intervento: possibilità di definire le risorse che dovranno eseguire l'intervento indicando data e ora dell'impegno.
  • Scheda di intervento: definizione della scheda tecnica dell'intervento, su cui è possibile registrare gli indicatori tecnici rilevati durante l'intervento.
  • Consuntivazione delle prestazioni: rilevazione delle risorse impegnate e delle attività eseguite nell'erogazione del servizio. La consuntivazione consente inoltre di rilevare i tempi di esecuzione delle attività, evidenziando le ore di trasferta, la descrizione delle attività eseguite e annotazioni interne sul servizio.
  • Controllo della consuntivazione: l'Ordine di Lavoro prevede delle funzionalità volte a fornire degli strumenti per controllare e approvare le attività consuntivate.
  • Anagrafica di fatturazione: sull'Ordine di Lavoro è gestibile l'anagrafica di fatturazione, ossia è possibile indicare un destinatario di fatturazione diverso dal cliente per il quale si erogano le prestazioni.

Integrazioni

  • Gestione Parco Impianti: gli ordini di lavoro prevedono l'indicazione della macchina/impianto sul quale è realizzato l'intervento di manutenzione, con la possibilità di gestire impianti multipli per singolo ordine di lavoro. Dall'interrogazione della Gestione Parco Impianti è possibile accedere a tutti gli interventi realizzati sullo specifico impianto/macchinario in modo da avere una visione completa delle attività manutentive eseguite.
  • Gestione Contratti: nella registrazione dell'Ordine di Lavoro è possibile identificare il Contratto Cliente a cui far riferimento per poter verificare l'esistenza di eventuali canoni che coprono gli interventi, garanzie o tariffe sulle prestazioni.
  • Gestione Manutenzioni Programmate: la periodicità con la quale devono essere realizzati gli interventi di manutenzione, definiti sui contratti, consentono di generare automaticamente degli Ordini di Lavoro con i riferimenti della tipologia di intervento da realizzare, data di esecuzione e impianto/macchina sul quale realizzare l'attività manutentiva. Tale ordine di lavoro oltre che per programmare l'intervento sarà utile per consuntivare le prestazioni.
  • Gestione Rapportini: la consuntivazione delle prestazioni può essere eseguita mediante uno strumento specificatamente rivolto alla consuntivazione delle attività eseguita dalla risorsa nella giornata lavorativa. Il Rapportino di Lavoro consente infatti di poter dettagliare le attività eseguite nella giornata indicando i riferimenti dell'Ordine di Lavoro relativo. Automaticamente tali informazioni vengono recepite dagli Ordini di Lavoro come dati di consuntivo.
  • Gestione Richieste di Assistenza: l'Ordine di Lavoro può essere generato automaticamente dal documento di Richiesta d'Assistenza recependo tutte le informazioni registrate sulla richiesta. La generazione automatica crea un vero e proprio legame fra i due documenti potendo quindi ripercorre la storia dell'intervento di assistenza.

 

Fatturazione Diretta Prestazioni

Fatturazione Diretta Prestazioni

Il modulo consente la fatturazione delle prestazioni rilevate in sede di consuntivazione delle attività delle risorse.

Il flusso di lavoro aziendale che richiede questa gestione prevede la consuntivazione delle prestazioni da parte delle risorse aziendali, la loro valorizzazione a una tariffa e la fatturazione a cliente delle singole prestazioni.

Il processo può essere integrato da una fase di validazione amministrativo nella quale poter verificare, integrare e approvare le prestazioni e le condizioni commerciali applicate. Tale attività è possibile attraverso uno specifico pannello di controllo nel quale vengono visualizzate le prestazioni fatturabili e prevede l'apposizione del visto amministrativo. La validazione costituisce, anche solo opzionalmente, il preludio alla generazione automatica delle fatture. Qualora sia richiesta la generazione di un documento preliminare con il quale formalizzare gli importi da fatturare, senza alcuna implicazione contabile, fiscale e finanziaria, è possibile creare automaticamente dei documenti di pre-fatturazione, denominati mandati di fatturazione.

Il modulo consente inoltre di gestire ore o importi pagati anticipatamente (prepagati) dal cliente che vengono man mano "consumati" dalle prestazioni effettivamente erogate. eSOLVER consente infatti di monitorare la disponibilità di ore/importi prepagati e di attivare automaticamente il consumo in sede di rilevazione delle prestazioni.

eSolver: le Funzionalità