Fattura elettronica e Conservazione Sostitutiva: primo passo verso la dematerializzazione e la digitalizzazione del sistema informativo. aziendale. Successo in Abruzzo per i servizi di Avm Sistemi srl

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La Conservazione Sostitutiva a norma è obbligatoria per le Fatture emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione ed è consentita per gli altri documenti amministrativi richiesti precedentemente in cartaceo a norma di legge, ma nulla ha a che fare con il Sistema di Interscambio non avendo questo alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture. In ogni caso, la legge consente già di archiviare digitalmente una lunga serie di documenti, come fatture, DDT, estratti conto, libri fiscali, bilanci, contratti, e così via con evidenti vantaggi anche in termini di spazio oltre che di efficienza nella gestione dell’archivio.

La Conservazione Sostitutiva a norma non è un aspetto marginale della normativa, che non è priva ancora di aspetti poco chiari. In caso di verifiche, controlli o ispezioni, l’organizzazione aziendale deve essere in grado di rispettare le norme sulla corretta tenuta della contabilità. I documenti informatici, comprese le notifiche/ricevute dello SDI, eventualmente richiesti dovranno essere ricercabili, estraibili, indicizzati, secondo i parametri richiesti dalla normativa, leggibili, disponibili, a richiesta, su supporto cartaceo o informatico. Devono riuscire a garantire “un’ordinata contabilità” e omogeneità della modalità di conservazione per tipologia documentale e medesimo periodo d’imposta. Occorre inoltre avere scelto a ragion veduta Luogo di conservazione, Responsabile della Conservazione e Responsabile del Trattamento dei dati personali ed infine redigere il Manuale di Conservazione.