Fattura elettronica e Conservazione Sostitutiva: primo passo verso la dematerializzazione e la digitalizzazione del sistema informativo. aziendale. Successo in Abruzzo per i servizi di Avm Sistemi srl

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La fattura elettronica e la conservazione sostitutiva, se accompagnate da ulteriori passi in avanti a livello centrale, come le reti digitali a banda ultra-larga e da un sistema fiscale fondato sulla semplicità e l’efficienza, possono contribuire a portare la generalità delle aziende a lavorare in scenari nei quali è più facile raggiungere quegli obiettivi di crescita che tutti attendono. Ecco degli esempi:

  • Qualsiasi documento aziendale viene inserito in un sistema avanzato di archiviazione organizzato e catalogato Document management system (DMS)

  • Ad ogni documento vengono attribuiti in maniera automatizzata dei valori come nomi, indici, metadati con dei parametri che consentono di indicizzare, instaurare delle relazioni tra documenti, tra documenti ed anagrafiche ed altri campi, effettuare in modo efficiente operazioni come la ricerca dei documenti, il filtro secondo dei criteri, la denominazione dei files secondo regole prestabilite, etc.

  • Tutte le operazioni e i documenti sono gradualmente spostati verso il cloud

  • L’inserimento dei documenti nell’archivio avviene in maniera sempre più automatizzata con collegamenti in tempo reale appositamente predisposti con i software presenti in azienda, a partire dagli Erp e i gestionali, con degli strumenti chiamati "connettori". L’archivio è sempre di più intimamente legato agli altri software aziendali, con una sincronizzazione bidirezionale e gestibile.

  • Progressiva automazione dei processi documentali amministrativi e contabili del cliclo attivo e passivo ed integrazione funzionale dei vari aspetti come quello finanziario grazie alla creazione di correlazioni tra documenti del ciclo ordine/pagamento in modo da creare dei legami in maniera automatica che facilitino l’attività di riconciliazione. In tal modo si possono ottenere sempre minori tassi di utilizzo del data entry manuale, minori tassi di errore o perdita di informazione, maggiore velocità di esecuzione.

  • Tra le operazioni possibili c’è l’estrazione di dati da aree predeterminate di un documento (ad esempio un file pdf), la loro strutturazione e la generazione di un file contenente quei dati che sia utilizzabile da un software gestionale. L’implementazione di un simile sistema può consentire la gestione automatica o semiautomatica di una quota molto vicina al 100% delle fatture d’acquisto da registrare in contabilità, con l’inserimento dei dati in prima nota effettuato in tempi rapidissimi. L’archiviazione può essere effettuata con l’ausilio di sistemi di codici a barre.

  • Tra le varie attività che fanno parte della Gestione Documentale e che possono essere oggetto di maggiori livelli di automazione c’è la spedizione dei documenti. Esistono degli strumenti in grado di rendere la spedizione strutturata ed intelligente. La spedizione di documenti quali fatture, avvisi di spedizione, estratti conto può essere effettuata con vari mezzi come fax, email, Pec, serivizi di postalizzazione, invio al SDI e per ogni destinatario riceve con il mezzo preimpostato. È possibile anche definire la gestione delle ricevute e di eventuali ulteriori tentativi con un mezzo di spedizione diverso nel caso il primo non vada a buon fine.

  • La tipologia di documentazione archiviata, sia analogica che digitale, non sarà solo quella di tipo amministrativo come ordini, preventivi, fatture, note credito, documenti di trasporto, libri inventario e magazzino ma anche la documentazione relativa alla corrispondenza con un sistema avanzato di gestione delle e-mail, ma anche di fax e lettere cartacei con la lettura OCR e i documenti relativi alla gestione commerciale (offerte, brochure, foto e video)

  • Integrazione con il CRM (customer relationship management):  Sistemi avanzati di archiviazione dei documenti consentono di non lasciare isolato il ciclo di gestione dell’attività di marketing, con campagne marketing, archivio dei contatti, azioni svolte ma renderlo un prezioso archivio di informazioni da mettere a disposizione dell’intera azienda per essere valorizzato al massimo.

  • La digitalizzazione dei documenti ha interessanti risvolti in termini di efficientamento delle procedure azienda con i sistemi di Business Process Management (BPM). I processi aziendali trovano manifestazione evidente nella generazione di una successione di documenti, con un flusso di azioni quali il trasferimento da un soggetto all’altro, la revisione, approvazione, il cambiamento di status, la pubblicazione e la distribuzione (Workflow Documentale). Con il BPM l’azienda può riprodurre nel sistema informatico la procedura e la politica documentale già esistenti o definirne di nuove ed automatizzare il flusso di gestione, semplificandolo e migliorandolo soprattutto nella fase di disegno della procedura, in modo tale da applicare le proprie politiche. Può essere digitalizzata persino l’apposizione di firme e timbri. In tal modo, il professionista nel settore contabile che si trova a gestire una qualsiasi procedura, come può essere, ad esempio, un avviso bonario, una volta definito con precisione l’iter procedurale con un diagramma di flusso con i soggetti, professionisti associati, praticanti o dipendenti, o team di persone o uffici, incaricati di eseguire determinate operazioni in successione e con una certa tempistica, interverrà nella procedura unicamente nel momento in cui effettivamente è il momento giusto, con l’approvazione definitiva della pratica, e sarà la procedura stessa ad avvisarlo con un alert opportunamente impostato.

  • La gestione dell’identità degli utenti e dei gruppi di utenti è sempre più improntata all’agilità e alla sicurezza ed ha riscontro nella gestione dei flussi documentali, con una gestione avanzata dei permessi

  • La digitalizzazione dei documenti rende possibili integrazioni con il mondo web e mobile con la messa a disposizione di portali e applicazioni per smartphone e tablet tramite i quali consentire al personale interno e soggetti esterni di fruire dei documenti generati dal sistema informativo. Si può arrivare alla realizzazione di sistemi di Enterprise Content Management (ECM), vale a dire sistemi di comunicazione interna che consentono in un portale web di sfruttare tutti i moderni strumenti di relazione che siamo abituati ad utilizzare nel web, integrati con i dati e i documenti aziendali, oppure Sistemi di Content Management (CMS) in grado di condividere informazioni e documenti con soggetti esterni su pagine web. Questi ambienti web possono essere personalizzabili dall’utente nel layout e nella grafica.

  • Si renderanno disponibili nel tempo sistemi di gestione dei documenti sempre più smart, ovvero caratterizzati dalla capacità di essere intelligenti ed attivi, cioè non limitarsi più alle azioni innescate dall’utente ma proporre in automatico delle informazioni all’utente sulla base degli eventi che nel frattempo si sono verificati. Le informazioni in questo modo viaggiano in due direzioni e si hanno dei vantaggi in termini di tempestività delle operazioni, riduzione dei tempi decisionali e disponibilità di un maggior numero di informazioni rilevanti per l’utente.