Fattura elettronica e Conservazione Sostitutiva: primo passo verso la dematerializzazione e la digitalizzazione del sistema informativo. aziendale. Successo in Abruzzo per i servizi di Avm Sistemi srl

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Fattura elettronica verso la PA e Conservazione Sostitutiva sono delle innovazioni richieste da obblighi di legge, ma possono costituire un primo passo verso la dematerializzazione, la digitalizzazione, l'automazione del sistema informativo aziendale.

Successo in Abruzzo per i servizi di Avm Sistemi srl, che rende più semplice ed indolore per le aziende della regione il passaggio ai nuovi sistemi.

 

Fattura elettronica verso la PA: un inizio difficile

L’obbligatorietà della fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione è stato un passaggio difficile e non privo di difficoltà, per tutti i soggetti coinvolti in questo processo iniziato il 31 marzo 2015. Il legislatore, le aziende fornitrici, le pubbliche amministrazioni, i provider di soluzioni e servizi hanno compiuto degli sforzi notevoli nell’adeguare i propri processi e per concepire servizi e soluzioni nuove.

Nella fase iniziale, tali soggetti hanno dovuto fronteggiare problemi sia a livello di comprensione della logica del processo fatturazione elettronica, sia nella traduzione in operatività pratica degli obblighi di legge. Problemi ci sono stati anche a livello di interpretazione delle norma fiscali.

Le aziende si sono trovate di fronte, ad esempio, a numerose fatture che venivano scartate dal Sistema di Interscambio (SdI), oppure fatture validate dallo Sdi ma rifiutate in pagamento da pubbliche amministrazioni acquirenti dove gli operatori avevano il potere discrezionale di segnalare errori formali, anche in ambito Iva, ritenute fiscali, etc. spesso senza fondate motivazioni. In alcuni casi, ad esempio, in particolare di fatture emesse da professionisti alla PA, non soggetti quindi al meccanismo della scissione dei pagamenti (l’Iva pagata dall’ente della PA direttamente allo Stato e non versata al fornitore), si è verificato che l’impiegato della Pubblica Amministrazione rifiutasse, senza motivo, la fattura per una sua personale mancata conoscenza di questa particolare eccezione della normativa.

Oltre quindi ad errori materiali, ad esempio di digitazione o errata imputazione dei campi, che si possono compiere ma che si riducono quando c’è una lavorazione massiva, c’è anche una complessità normativa, manca infatti uno standard di fattura unico per tutte le amministrazioni. Alcuni impiegati dei Comuni, ad esempio, richiedevano obbligatoriamente l’indicazione del CIG (campo non soggetto al controllo dello SdI) anche quando il CIG non è richiesto ed essi richiedevano l’indicazione del CIG:Zero. In questo caso, ad esempio si aggiunge un onere in termini di ulteriori sforzi da parte dell’azienda per comprendere il modo corretto per compilare la fattura.

 


 

Le soluzioni software gestionali, come quelle proposte da Sistemi spa, di cui Avm Sistemi è concessionario per le provincie di Pescara, Chieti e L’Aquila, riescono a guidare gli utenti che si trovano a dover emettere i file xml da sottoporre al Sistema di Interscambio ed alla PA, in modo tale da superare parte di queste difficoltà. A nostro parere, la scelta vincente, almeno nei primi mesi e soprattutto in alcuni casi di aziende di piccole dimensioni, professionisti o soggetti con spradiche relazioni di fornitura alle PA, è stata quella di affidare in toto tutte le operazioni ad un partner di fiducia, preferibilmente vicino geograficamente, che offrisse un servizio senza pensieri e che si assumesse tutti gli oneri e le difficoltà qui sopra esemplificate. I numeri dicono che questa scelta è stata azzeccata.

Servizi come quelli offerti da AVM Sistemi srl di gestione in outsourcing della Fattura Elettronica verso la PA in questa fase delicata hanno consentito a molte aziende abruzzesi, soprattutto di piccole dimensioni, di varcare la soglia, accompagnati per mano, mettendosi in condizione di inviare le fatture alle PA senza preoccupazioni e soprattutto di ricevere i pagamenti in tempi celeri, evitando quello scoraggiamento che poteva indurre molti soggetti persino a rinunciare alla fornitura. E’ anche grazie a servizi del genere che, con il passare dei mesi, il meccanismo ha cominciato a funzionare con tassi via via inferiori di imprevisti e volumi globali di fatture inviate allo SDI sempre di maggiore rilievo. A livello nazionale si prevede che si arriverà a regime a volumi di 50 milioni di fatture all’anno.Gli obblighi di legge non si esauriscono con l’invio delle fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione ma si spingono oltre. Tra i prossimi steps ci sarà la Conservazione Sostitutiva a norma,  entro la fine del 2015, in particolare per quei soggetti che hanno scelto la strada apparentemente più sbrigativa di rinviarla e limitarsi al semplice invio del file .xml della Fattura Elettronica al SdI. Avm Sistemi srl ha sempre messo in guardia tutti i soggetti con i quali siamo riusciti a venire in contatto circa le implicazioni che le nuove norme portavano in ambito normativo civilistico e fiscale, contabile, di organizzazione dell’azienda o dello studio professionale. Questo per scoraggiare tentazioni di “fai da te” o utilizzo di servizi o software che non affrontassero la questione con completezza.


La Conservazione Sostitutiva a norma è obbligatoria per le Fatture emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione ed è consentita per gli altri documenti amministrativi richiesti precedentemente in cartaceo a norma di legge, ma nulla ha a che fare con il Sistema di Interscambio non avendo questo alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture. In ogni caso, la legge consente già di archiviare digitalmente una lunga serie di documenti, come fatture, DDT, estratti conto, libri fiscali, bilanci, contratti, e così via con evidenti vantaggi anche in termini di spazio oltre che di efficienza nella gestione dell’archivio.

La Conservazione Sostitutiva a norma non è un aspetto marginale della normativa, che non è priva ancora di aspetti poco chiari. In caso di verifiche, controlli o ispezioni, l’organizzazione aziendale deve essere in grado di rispettare le norme sulla corretta tenuta della contabilità. I documenti informatici, comprese le notifiche/ricevute dello SDI, eventualmente richiesti dovranno essere ricercabili, estraibili, indicizzati, secondo i parametri richiesti dalla normativa, leggibili, disponibili, a richiesta, su supporto cartaceo o informatico. Devono riuscire a garantire “un’ordinata contabilità” e omogeneità della modalità di conservazione per tipologia documentale e medesimo periodo d’imposta. Occorre inoltre avere scelto a ragion veduta Luogo di conservazione, Responsabile della Conservazione e Responsabile del Trattamento dei dati personali ed infine redigere il Manuale di Conservazione.


Si avvicina inoltre l’obbligo, che presumibilmente arriverà nei prossimi anni, di adottare un analogo sistema per la fatturazione tra privati, ovvero la fatturazione elettronica business-to-business, mentre dal 2 settembre 2015 è possibile sceglierla come opzione volontaria. Dal 1° gennaio 2017 i soggetti passivi IVA potranno infatti optare per l’invio telematico all’Agenzia delle Entrate dei dati di tutte le fatture emesse e ricevute, con una serie di benefici per coloro che decidono di avvalersi di tale opzione.


Le aziende, una volta superato il primo scoglio e verificato che il processo funziona ed ottiene i risultati desiderati, anche se imposto dalla legge, possono cominciare ad apprezzarne gli aspetti positivi. Tra questi non è da dimenticare una spinta verso la cultura del digitale sia per le imprese che per la PA, con una semplificazione dei rapporti tra i soggetti coinvolti. La fatturazione elettronica, ma anche, in prospettiva, la digitalizzazione e dematerializzazione dell’intero ciclo dell'ordine, quello cioè che arriva fino al pagamento, passando per le operazioni di fatturazione e consegna, una volta entrate a regime, promettono un risparmio notevole di costi, che si sommano ai vantaggi propri delle amministrazioni pubbliche in termini di controllo della spesa pubblica.

Una volta tanto, dunque, un obbligo normativo, pur con tutti i difetti che ognuno dei soggetti coinvolti può riscontrare, può costituire l’occasione per ripensare profondamente l’organizzazione dell’azienda in un’ottica di innovazione tecnologica, gestione più efficiente dei processi e dei flussi di lavoro, sicurezza, migliore allocazione delle risorse umane, migliore capacità di sfruttare i dati generati dall’azienda per generare informazioni.


La fattura elettronica e la conservazione sostitutiva, se accompagnate da ulteriori passi in avanti a livello centrale, come le reti digitali a banda ultra-larga e da un sistema fiscale fondato sulla semplicità e l’efficienza, possono contribuire a portare la generalità delle aziende a lavorare in scenari nei quali è più facile raggiungere quegli obiettivi di crescita che tutti attendono. Ecco degli esempi:

  • Qualsiasi documento aziendale viene inserito in un sistema avanzato di archiviazione organizzato e catalogato Document management system (DMS)

  • Ad ogni documento vengono attribuiti in maniera automatizzata dei valori come nomi, indici, metadati con dei parametri che consentono di indicizzare, instaurare delle relazioni tra documenti, tra documenti ed anagrafiche ed altri campi, effettuare in modo efficiente operazioni come la ricerca dei documenti, il filtro secondo dei criteri, la denominazione dei files secondo regole prestabilite, etc.

  • Tutte le operazioni e i documenti sono gradualmente spostati verso il cloud

  • L’inserimento dei documenti nell’archivio avviene in maniera sempre più automatizzata con collegamenti in tempo reale appositamente predisposti con i software presenti in azienda, a partire dagli Erp e i gestionali, con degli strumenti chiamati "connettori". L’archivio è sempre di più intimamente legato agli altri software aziendali, con una sincronizzazione bidirezionale e gestibile.

  • Progressiva automazione dei processi documentali amministrativi e contabili del cliclo attivo e passivo ed integrazione funzionale dei vari aspetti come quello finanziario grazie alla creazione di correlazioni tra documenti del ciclo ordine/pagamento in modo da creare dei legami in maniera automatica che facilitino l’attività di riconciliazione. In tal modo si possono ottenere sempre minori tassi di utilizzo del data entry manuale, minori tassi di errore o perdita di informazione, maggiore velocità di esecuzione.

  • Tra le operazioni possibili c’è l’estrazione di dati da aree predeterminate di un documento (ad esempio un file pdf), la loro strutturazione e la generazione di un file contenente quei dati che sia utilizzabile da un software gestionale. L’implementazione di un simile sistema può consentire la gestione automatica o semiautomatica di una quota molto vicina al 100% delle fatture d’acquisto da registrare in contabilità, con l’inserimento dei dati in prima nota effettuato in tempi rapidissimi. L’archiviazione può essere effettuata con l’ausilio di sistemi di codici a barre.

  • Tra le varie attività che fanno parte della Gestione Documentale e che possono essere oggetto di maggiori livelli di automazione c’è la spedizione dei documenti. Esistono degli strumenti in grado di rendere la spedizione strutturata ed intelligente. La spedizione di documenti quali fatture, avvisi di spedizione, estratti conto può essere effettuata con vari mezzi come fax, email, Pec, serivizi di postalizzazione, invio al SDI e per ogni destinatario riceve con il mezzo preimpostato. È possibile anche definire la gestione delle ricevute e di eventuali ulteriori tentativi con un mezzo di spedizione diverso nel caso il primo non vada a buon fine.

  • La tipologia di documentazione archiviata, sia analogica che digitale, non sarà solo quella di tipo amministrativo come ordini, preventivi, fatture, note credito, documenti di trasporto, libri inventario e magazzino ma anche la documentazione relativa alla corrispondenza con un sistema avanzato di gestione delle e-mail, ma anche di fax e lettere cartacei con la lettura OCR e i documenti relativi alla gestione commerciale (offerte, brochure, foto e video)

  • Integrazione con il CRM (customer relationship management):  Sistemi avanzati di archiviazione dei documenti consentono di non lasciare isolato il ciclo di gestione dell’attività di marketing, con campagne marketing, archivio dei contatti, azioni svolte ma renderlo un prezioso archivio di informazioni da mettere a disposizione dell’intera azienda per essere valorizzato al massimo.

  • La digitalizzazione dei documenti ha interessanti risvolti in termini di efficientamento delle procedure azienda con i sistemi di Business Process Management (BPM). I processi aziendali trovano manifestazione evidente nella generazione di una successione di documenti, con un flusso di azioni quali il trasferimento da un soggetto all’altro, la revisione, approvazione, il cambiamento di status, la pubblicazione e la distribuzione (Workflow Documentale). Con il BPM l’azienda può riprodurre nel sistema informatico la procedura e la politica documentale già esistenti o definirne di nuove ed automatizzare il flusso di gestione, semplificandolo e migliorandolo soprattutto nella fase di disegno della procedura, in modo tale da applicare le proprie politiche. Può essere digitalizzata persino l’apposizione di firme e timbri. In tal modo, il professionista nel settore contabile che si trova a gestire una qualsiasi procedura, come può essere, ad esempio, un avviso bonario, una volta definito con precisione l’iter procedurale con un diagramma di flusso con i soggetti, professionisti associati, praticanti o dipendenti, o team di persone o uffici, incaricati di eseguire determinate operazioni in successione e con una certa tempistica, interverrà nella procedura unicamente nel momento in cui effettivamente è il momento giusto, con l’approvazione definitiva della pratica, e sarà la procedura stessa ad avvisarlo con un alert opportunamente impostato.

  • La gestione dell’identità degli utenti e dei gruppi di utenti è sempre più improntata all’agilità e alla sicurezza ed ha riscontro nella gestione dei flussi documentali, con una gestione avanzata dei permessi

  • La digitalizzazione dei documenti rende possibili integrazioni con il mondo web e mobile con la messa a disposizione di portali e applicazioni per smartphone e tablet tramite i quali consentire al personale interno e soggetti esterni di fruire dei documenti generati dal sistema informativo. Si può arrivare alla realizzazione di sistemi di Enterprise Content Management (ECM), vale a dire sistemi di comunicazione interna che consentono in un portale web di sfruttare tutti i moderni strumenti di relazione che siamo abituati ad utilizzare nel web, integrati con i dati e i documenti aziendali, oppure Sistemi di Content Management (CMS) in grado di condividere informazioni e documenti con soggetti esterni su pagine web. Questi ambienti web possono essere personalizzabili dall’utente nel layout e nella grafica.

  • Si renderanno disponibili nel tempo sistemi di gestione dei documenti sempre più smart, ovvero caratterizzati dalla capacità di essere intelligenti ed attivi, cioè non limitarsi più alle azioni innescate dall’utente ma proporre in automatico delle informazioni all’utente sulla base degli eventi che nel frattempo si sono verificati. Le informazioni in questo modo viaggiano in due direzioni e si hanno dei vantaggi in termini di tempestività delle operazioni, riduzione dei tempi decisionali e disponibilità di un maggior numero di informazioni rilevanti per l’utente.