Conservazione Sostitutiva delle Fatture Elettroniche verso la PA

Vi presentiamo un nostro nuovo servizio dedicato alle aziende che hanno emesso fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione, ma non hanno provveduto anche alla Conservazione Sostitutiva a norma.

Avm Sistemi srl ha consentito negli ultimi mesi  di gestire senza pensieri l’obbligo di legge della Fatturazione Elettronica ai fornitori della Pubblica Amministrazione, che sono stati puntualmente pagati.

Numerosi studi professionali abruzzesi sono rimasti soddisfatti, visto che le operazioni da compiere si sono rivelate non prive di difficoltà ed imprevisti, ad esempio a livello di comprensione della normativa, soprattutto da parte degli Enti della PA.

Entro tre mesi dal termine per la presentazione delle dichiarazioni annuali, per le fatture elettroniche inviate alla PA nel 2014, sarà obbligatoria per legge anche la Conservazione Sostitutiva a norma per 10 anni.

 

Avm Sistemi srl ha sempre messo in guardia tutti i soggetti con i quali siamo riusciti a venire in contatto circa le implicazioni che le nuove norme portavano in ambito normativo civilistico e fiscale, contabile, di organizzazione dell’azienda o dello studio professionale. Questo per scoraggiare tentazioni di “fai da te” o l'utilizzo di servizi o software che non affrontassero la questione con completezza, in particolare da parte di quei soggetti che hanno scelto la strada apparentemente più sbrigativa di limitarsi al semplice invio del file .xml della Fattura Elettronica al Sistema di Interscambio, con l'unico obiettivo di ottenere il pagamento, trascurando l'aspetto della Conservazione a norma.

Sono sicuri tali soggetti, solo per fare un esempio, che in caso di verifiche, controlli o ispezioni, siano in grado di rispettare le norme sulla corretta tenuta della contabilità? Sono consapevoli tali soggetti, e tutto il personale presente nell'area amministrativa, che stampe cartacee o versioni in formato pdf delle fatture verso la PA eventualmente presenti in azienda, non sono valide ai fini legali nei confronti delle Autorità Tributarie? I documenti informatici, comprese le notifiche/ricevute dello SDI, eventualmente richiesti saranno ricercabili, estraibili, indicizzati secondo i parametri richiesti dalla normativa, leggibili, disponibili, a richiesta, su supporto cartaceo o informatico? Garantiranno “un’ordinata contabilità” e omogeneità della modalità di conservazione per tipologia documentale e medesimo periodo d’imposta come previsto dalle normative? Hanno scelto a ragion veduta Luogo di conservazione, Responsabile della Conservazione e Responsabile del Trattamento dei dati personali?

Decidere di effettuare in casa la conservazione a norma di un documento fiscalmente rilevante e soggetto ai controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate, della Guardia di Finanza e delle autorità costituite in eventuali giudizi, comporta assumersi la responsabilità di garantire tutti i requisiti di sicurezza e di affidabilità richiesti dalla normativa e ricoprire in proprio il ruolo di responsabile della conservazione, garantendo quanto richiesto dalla norma (art. 7 DPCM 3 dicembre 2013) per quanto riguarda i compiti di quest’ultimo.

La scelta di affidare in outsourcing ad un partner esterno di fiducia l'intero processo, facendo coincidere le fasi di invio della fattura al Sistema di Interscambio con l'invio in Conservazione Sostitutiva, si sta rivelando la scelta più agevole e priva di rischi.

Il plus della gestione in outsourcing è la presenza sul mercato di pochi soggetti certificati, accreditato presso AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), all'ingrosso, selezionati attentamente da AvmSistemi per conto dei propri clienti, che operano da anni concentrandosi in maniera specifica sulla gestione elettronica incloud dei sistemi informativo/documentali, con tutte le garanzie in termini di business continuity e sicurezza, riservatezza e integrità dei documenti. Si tratta degli unici soggetti realmente in grado di ricoprire il ruolo di Responsabile della Conservazione con tutti i requisiti tecnici richiesti per avere dei margini di sicurezza e affidabilità accettabili per rispettare le normative.

Le alternative al servizio in outsourcing non sono alla portata di budget di tutte le aziende. Per le realtà organizzative più strutturate l'acquisto di un software per la gestione della fatturazione elettronica e della conseguente conservazione sostitutiva delle fatture integrato all'interno del gestionale aziendale è comunque un'ottima soluzione e va confrontata con soluzioni di Gestione Documentale Informatizzata, dove per documenti si intende la totalità dei dati circolanti in azienda (non solo la fattura elettronica), resi fruibili e reperibili. Tali soluzioni, con elevati livelli di automazione, in cloud o residenti in azienda, non inglobano, in genere, il sistema gestionale bensì vi si connettono.

Avm Sistemi, forte dell’esperienza di concessionario Sistemi Spa per l’assistenza software dei commercialisti in Abruzzo, si propone come punto di riferimento in zona a livello normativo, tecnologico ed operativo.

Per le aziende che si trovano nella situazione di aver già effettuato con altri software o servizi l’operazione di invio al Sistema di Interscambio della fattura elettronica prestiamo un servizio molto agile di Gestione completa in outsourcing e senza pensieri della sola Conservazione Sostitutiva a partire dal file xml già inviato alla PA.

Potete contattarci al n. di Telefono 085.9434687 per poter avere informazioni o anche per valutare quali servizi si adattano più alle Vostre esigenze.